Деньги под отчёт директору: когда их признают зарплатой

По итогам камеральных проверок инспекция доначислила организации НДФЛ и страховые взносы: по её мнению, компания занизила базу, не показав в расчётах выплату дохода директору. Сама организация проводила эти суммы как подотчётные и настаивала, что расходование подтверждено документами и отражено в учёте. Кассация согласилась с инспекцией.

Перевесила совокупность обстоятельств. Директор был единственным учредителем, больше нигде не работал, не был зарегистрирован ни как ИП, ни как самозанятый. Сначала он получал небольшой доход, а затем — только дивиденды и суммы «под отчёт». В авансовых отчётах не сходились остатки полученных денег, документы подтверждали лишь часть трат, а остальное ушло на личные цели и цели, не связанные с деятельностью компании.

Довод о том, что деньги возвращены в кассу по приходному ордеру и это отражено в учёте, суд не принял. Возвращённые подотчётные суммы — не наличная выручка, и по Указанию Банка России от 09.12.2019 № 5348-У расходовать их прямо из кассы нельзя: их следовало зачислить на банковский счёт.

Что делать

• Закрывать каждую выдачу авансовым отчётом с первичными документами — без них сумма остаётся долгом работника, а при накоплении превращается в его доход.
• Сверять остатки: расхождение между выданным, потраченным и возвращённым инспекция читает как признак того, что подотчёт формален.
• Не делать подотчёт постоянным каналом выплат. Схема «зарплаты нет, есть дивиденды и подотчётные суммы» — первое, на что смотрит проверяющий.
• Возвращённые в кассу подотчётные деньги сдавать на расчётный счёт, а не пускать их снова в наличный оборот.
• Личные расходы руководителя закрывать дивидендами или зарплатой: это заметно дешевле, чем НДФЛ и взносы, доначисленные по итогам проверки.

Подотчёт защищает не проводка, а документы. Если по выданным суммам нет закрывающих документов или в отчётах не сходятся остатки, инспекция переквалифицирует деньги в доход физического лица — и окружные суды её в этом поддерживают.